En algunos libros sobre liderazgo y equipos, cuando se aborda el concepto de Delegación, se hace una recomendación que siempre me ha llamado la atención y me ha hecho reflexionar en más de una ocasión, sobre todo cuando me encontrado absolutamente colapsado de trabajo.

El consejo es: “delega todas aquellas tareas y actividades que pueda hacer cualquier otra persona cuya hora cueste menos que la tuya o de lo que te gustaría cobrar por hora”. Es cierto. A veces tengo la sensación de que me quitan tiempo algunas cuestiones que no me resultan rentables y que podrían hacerlas otras personas. ¿A ti no te pasa?. Si es así, la solución es delegar.

Una vez que has tomado la decisión de delegar y decides qué tarea vas a poner en manos de otra persona, el siguiente paso es decidir en quién delegarás. Esto no es una tarea fácil. Si delegas una tarea importante en una persona poco adecuada para ello, lo único que conseguirás será frustración a todos los niveles.

Frustración para la persona que has seleccionado puesto que no conseguirá el objetivo y, probablemente, será posteriormente reprobada. Y frustración propia para ti, que se traducirá probablemente en un aumento del nivel de estrés y en una creciente sensación de que tienes que hacer todo. Seguramente pronunciarás frases como “ves como no puedo delegar” o “soy el único que puede hacer el trabajo”.

No se trata de que la persona a la que selecciones para delegar sea exactamente igual que tú. Únicamente debe tener los conocimientos, las habilidades y la experiencia necesarios para poder cumplir los objetivos de manera satisfactoria. Elige a la persona cuidadosamente para el éxito del proyecto.

En muchas ocasiones, la delegación no funciona porque los objetivos, los resultados esperados y las tareas no se han definido adecuadamente.  Define las tareas con detalle. ¿Cuáles son los resultados que se tienen que obtener cuando la tarea se haya desarrollado completamente?. Explica a fondo la tarea a la persona que la va a realizar y luego pídele que repita lo que ha entendido. De esta manera, ambos comprobaréis que las instrucciones son claras y estáis de acuerdo en ellas. Si se entienden cosas diferentes, ya se empieza mal y las probabilidades de éxito disminuyen.

Otra cuestión importante a la hora de delegar es establecer plazos concretos para la finalización de la tarea. Cualquier actividad a la que no se le establece un plazo de finalización tiende a alargarse indefinidamente en el tiempo. Cuando delegues, establece un plazo claramente definido y específico. Evita expresiones como “la próxima semana”, o “en este mes”. Define el día y momento concretos. Este plazo introducirá el estrés necesario para aumentar la eficacia en el trabajo.

El control es también importante. Delegar la tarea no implica olvidarse de ella. Al fin y al cabo, tú sigues teniendo responsabilidad. Es importante establecer la forma en la que se va a revisar si la tarea va por buen camino y se están obteniendo los resultados esperados. Acordar con la persona en la que has delegado algún indicador claro que refleje el éxito y la eficacia del proyecto contribuirá a la motivación y servirá de base para poder establecer medidas correctivas en caso necesario.

La realización de cualquier actividad implica un resultado que puede estar en línea o no con lo deseado o lo esperado. Es importante que, desde el principio, acuerdes con la persona en la que delegas las consecuencias que tendrá un resultado positivo o negativo. ¿Sabe esta persona lo que puede ganar o lo que puede perder en función del resultado obtenido?. Recuerda que ganar o no perder son los principales motivadores que hacen que nos pongamos en acción. Las consecuencias ligadas al resultado, aunque no tienen porque ser extremas, han de ser lo suficientemente significativas para motivar a la persona hacia la acción.

Un último consejo. Las tareas que podemos delegar al cabo del día son numerosas y de muchos tipos. Lógicamente, no todas ellas tienen el mismo impacto ni conllevan la misma cantidad de trabajo. Algunas se podrán realizar en el mismo día o en tan solo en unos minutos. Sin embargo, hay cuestiones que podemos delegar que son verdaderos proyectos, con sus fases, sus recursos y sus plazos. ¿Qué tal si firmas un acuerdo por escrito con tu “delegado” para estas actividades?. Una firma es un simple hecho cosmético pero contribuye a aumentar el compromiso.

 

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